Éliminez les excellences du monde : un rapport sur l'expérience d'un projet

Nous avons trouvé un total d'un peu moins de 20 fichiers Excel différents, un par emplacement, pour être exact. Bien que ces constellations aient très bien fonctionné pendant des années, Excel est destiné à des fins complètement différentes et a donc également entraîné quelques obstacles. Notre client voulait maintenant éliminer ce problème. De cette façon, nous devrions uniformiser la procédure pour tous les sites et permettre de traiter les affaires ensemble et simultanément. Après une évaluation détaillée et un projet basé sur une approche basée sur les « bonnes pratiques », nous avons pu aider le client à numériser ses processus avec Jira, un puissant outil de processus du fabricant Atlassian.

De la commande à la livraison

En termes simples, le processus métier ressemble à ceci : l'entrepôt ou le détaillant (selon l'endroit où la commande est reçue) crée une commande, l'envoie au service de planification, qui collecte toutes les informations nécessaires et organise complètement la planification. Le billet est ensuite renvoyé à l'entrepôt, où le transport peut être préparé et le ticket peut être rempli dès que le camion est arrivé et a récupéré la marchandise.

Les employés des différents départements et/ou sites concernés peuvent communiquer entre eux via le ticket correspondant. Il était également important que les photos du camion ainsi que les documents douaniers et autres formalités relatives à l'affaire concernée puissent être téléchargés.

Les employés ont accès aux tâches dont ils ont besoin pour leur travail respectif. La gestion des autorisations nécessite une approche un peu plus complexe, car chaque site peut n'avoir accès qu'aux commandes qui le concernent. En outre, la planification du siège social, les détaillants et la direction doivent être en mesure de tout voir.

Commencez avec votre équipe et votre outil

Au début, le principal obstacle était l'acceptation des employés, qui s'étaient habitués à une procédure depuis des années et certains n'étaient pas vraiment enthousiastes à l'idée de ce changement. Un tel changement nécessite non seulement de la flexibilité et de la tolérance, mais nécessite également du temps pour se familiariser, au cours duquel les employés sont temporairement incapables de travailler de manière aussi efficace. L'expérience a montré qu'il s'agit d'un point qui apparaît à la surface de presque tous les projets et qu'il ne faut pas négliger.

En discutant avec les employés, nous avons essayé de les intégrer à un stade précoce, de les faire accepter et de répondre à leurs exigences. Les équipes impliquées au quotidien dans les processus métier reconnaissent où se situent les problèmes et peuvent indiquer les points qui sont importants pour elles. Nous l'avons complété par des cours de formation. Grâce à leurs votes, nous avons pu rapidement optimiser et développer l'outil afin qu'il fonctionne encore mieux qu'auparavant. L'inclusion et l'écoute sont essentielles à cet égard. Symboliquement, une voiture ne démarre que lorsque toutes les équipes la poussent.

Le voyage continue

Le projet a connu un tel succès que le service informatique, avec ses processus et son service d'assistance, est également passé à Jira. De plus, la solution de planification est complétée par un processus pour les audits gouvernementaux sur les contrats. Un tableau stratégique, que la direction peut utiliser pour organiser et évaluer les objectifs stratégiques correspondants pour chaque site, est également en cours d'élaboration. Nous voyons également la possibilité de créer une interface avec l'outil ERP existant.

Jira offre toutes ces options et bien plus encore, c'est pourquoi nous avons été heureux de l'utiliser pour cette optimisation des processus.

Yvonne Sutter, Swarmit AG et Éveline Scala, Infometis AG

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