Excels aus der Welt schaffen – ein Projekterfahrungsbericht

Knapp 20 verschiedene Excel-Dateien insgesamt trafen wir an, um genau zu sein, pro Standort eine. Diese Aufstellungen hatten zwar jahrelang sehr gut funktioniert, dennoch ist Excel für ganz andere Zwecke gedacht und brachte entsprechend auch die einen oder anderen Stolpersteine mit sich. Diese wollte unser Kunde nun eliminieren. So sollten wir für alle Standorte das Vorgehen vereinheitlichen und das gemeinsame und gleichzeitige Bearbeiten von Fällen ermöglichen. Nach einer ausführlichen Evaluation und einem Projekt nach «Good practice»-Ansatz konnten wir dem Klienten helfen, seine Prozesse mit Jira – ein mächtiges Prozesstool des Herstellers Atlassian – zu digitalisieren.

Vom Auftrag bis zur Auslieferung

Ganz vereinfacht ausgedrückt sieht der Geschäftsprozess so aus: Das Lager oder der Handel (je nachdem, wo der Auftrag eingeht) erstellt einen Auftrag, sendet ihn der Dispositionsabteilung, die alle nötigen Informationen zusammenträgt und die Disposition komplett organisiert. Danach landet das Ticket wieder beim Lager, wo der Transport vorbereitet und das Ticket abgeschlossen werden kann, sobald der Lastwagen da war und die Ware abgeholt hat.

Über das entsprechende Ticket können die Mitarbeitenden der unterschiedlich betroffenen Abteilungen und/oder Standorte miteinander kommunizieren. Zudem war es wichtig, dass Fotos des Lastwagens sowie Zollpapiere und weitere Formalitäten zum entsprechenden Fall hochgeladen werden können.

Mitarbeitende haben Zugriff auf diejenigen Aufträge, die sie für ihre jeweilige Arbeit benötigen. Die Berechtigungssteuerung verlangt einen etwas komplexeren Ansatz, da jeder Standort nur auf ihn involvierende Aufträge Zugriff haben darf. Weiter müssen die Disposition des Hauptsitzes, der Handel sowie das Management alles einsehen können.

Mit Team und Tool ins Rollen kommen

Anfangs war die grösste Hürde die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die sich jahrelang an ein Vorgehen gewöhnt hatten und teilweise nicht gerade begeistert auf diese Umstellung reagierten. Eine solche Veränderung benötigt nicht nur Flexibilität und Toleranz, sondern nimmt auch Zeit für die Einarbeitung in Anspruch, während der die Mitarbeitenden vorübergehend nicht gleich effizient arbeiten können. Dies ist ein Punkt, der erfahrungsgemäss in fast allen Projekten an der Oberfläche erscheint und nicht vernachlässigt werden darf.

Über Gespräche mit Mitarbeitenden versuchten wir, diese frühzeitig an Bord zu holen, Akzeptanz zu schaffen sowie ihre Anforderungen abzuholen. Teams, die täglich am Geschäftsprozess beteiligt sind, erkennen, wo die Problematiken liegen, und können die ihnen wichtigen Punkte aufzeigen. Ergänzt haben wir dies mit Schulungen. Dank ihren Stimmen konnten wir das Tool rasch so optimieren und weiterentwickeln, dass sie noch besser arbeiten können als zuvor. Inklusion und Zuhören ist hier der Schlüssel. Ein Wagen kommt sinnbildlich nur dann ins Rollen, wenn alle Teams ihn anschieben.

Die Reise geht weiter

Das Projekt war ein so grosser Erfolg, dass auch die IT-Abteilung mit ihren Prozessen sowie der Helpdesk auf Jira umgestiegen sind. Zudem wird die Dispositionslösung mit einem Prozess für staatliche Audits auf den Aufträgen ergänzt. Auch ein Strategieboard, mit dem die Geschäftsleitung die entsprechenden Strategieziele pro Standort organisieren und auswerten kann, ist aktuell in Erarbeitung. Ferner sehen wir das Potenzial, eine Schnittstelle zum bestehenden ERP-Tool zu bauen.

Jira bietet all diese Möglichkeiten und noch vieles mehr, weswegen wir für diese Prozessoptimierung gerne darauf zurückgegriffen haben.

Yvonne Sutter, Swarmit AG & Eveline Scala, Infometis AG

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