PI Plannings oder Big Room Plannings sind für viele Firmen ein substantieller Erfolgsfaktor, um Projekte und Programme zu planen und die beteiligten Teams zu involvieren.

Die Durchführung eines PI Plannings erfordert einiges an Organisationsgeschick, gilt es doch die Zeit für alle involvierten möglichst effizient zu gestalten und den Event auf Wertschaffung zu optimieren.

Sind die Teams, bzw. die einzelnen Teammitglieder zusätzlich räumlich getrennt, steigen die Anforderungen an Hilfsmittel und Kommunikationsmöglichkeiten enorm an.

Viele unserer Kunden müssen aktuell in kurzer Zeit PI Plannings von der geplanten Präsenzveranstaltung in einen Remote Working Event umfunktionieren und fragen uns deshalb nach den Möglichkeiten dies technologisch zu unterstützen. Dabei gibt es kein Standardrezept, welches für alle Situationen angewandt werden kann. Dieser Artikel konzentriert sich auf verschiedene Lösungsansätze und verweist auf einige hilfreiche Artikel rund um die Thematik des verteilten Arbeitens.

Alles SAFe®?

Auch wenn das PI Planning eine SAFe® Disziplin ist, beschränken sich die beschriebenen Ansätze nicht auf dieses Framework. Die Möglichkeit, Arbeit im Team abzustimmen und eine gemeinsame Arbeitsgrundlage inkl. Abhängigkeiten und Roadmap zu erstellen, ist eine ganz allgemein gültige Anforderung. Jedes Team, bzw. Organisation kann demnach sein passendes Setup auch individuell auf seine Bedürfnisse anpassen und erweitern.

Die meisten Firmen haben bereits Hilfsmittel für Kollaboration und Teamarbeit im Einsatz. Als Atlassian Platinum Solution Partner stellen wir deshalb Jira Software und Confluence bei unserer Betrachtung ins Zentrum. Zudem stellen wir einige Lösungsansätze vor, welche sich nahtlos mit Jira Software integrieren lassen, oder völlig unabhängig genutzt werden können.

Jira Apps für PI Planning

Die folgende Aufstellung ist nicht abschliessend und konzentriert sich auf die Apps, welche wir bereits erfolgreich mit unseren Kunden einsetzen konnten. Haben Sie einen spannenden Lösungsansatz für sich entdeckt? Wir freuen uns über jedes Feedback und ergänzen die Liste gerne um weitere Ideen.

Programs for Jira - Easy Agile

Programs for Jira besticht durch seinen strukturierten Aufbau und unterstützt die Teamübergreifende Koordination auf einfache und aufgeräumte Weise. Vollintegriert in Jira, können Projekte PI Roadmaps übergeordnet verwalten und über die einzelnen Product Increments (PI) Abhängigkeiten einsehen. Jedes Team koordiniert seine Arbeiten und Abhängigkeiten zu anderen Teams in seinem Team Backlog.

Programs kann rasch und unkompliziert in Jira integriert werden und steht den Teams somit gleich zur Verfügung.

Easy Agile der Hersteller von Programs for Jira hat den folgenden Beitrag zum Thema "How to prepare for distributed PI Planning" erstellt.

Agile Hive - Seibert Media

Agile Hive kann als Komplettlösung für Ihr SAFe® Vorgehen in Jira bezeichnet werden. Es werden sämtliche SAFe® Disziplinen und Hierarchien unterstützt und in Jira zur Verfügung gestellt. Schön umgesetzt ist zudem die Integration von Confluence und die damit verbundene Kombination von Task- und Wissensmanagement.

Peter Weingärtner von Seibert Media hat in einem aktuellen Blog das Vorgehen eines PI Planning mit Agile Hive beschrieben:
"Agile Hive: PI Planning in the time of Covid-19"

Ganz frisch wurde noch das passende Webinar zum Thema veröffentlicht: "Remote PI Planning mit Agile Hive"

Big Picture - SoftwarePlant

BigPicture ist eine Gesamtlösung für Projektmanagement, welche sich nahtlos in Jira integriert und eine ganze Palette von Tätigkeiten unterstützt, wie: Portfolio Management, Roadmap, Ressourcen Management, Risiko Management, etc.

SAFe® wird komplett unterstützt, weshalb auch PI Plannings möglich sind.

Der Hersteller SoftwarePlant beschreibt im Blogartikel "How to do PI planning in Jira with SAFe in mind?", wie ein PI Planning im Zusammenhang mit BigPicture durchgeführt werden kann.

Jira Align - Atlassian

Jira Align richtet sich an grössere Unternehmen, welche die agile Transformation Bereichsübergreifend vorantreiben. Unterstützt werden alle Ebenen vom Produkt-/Projektportfolio bis zum Delivery-Team. Wenn Sie eine Komplettlösung suchen, welche alle diese Aspekte abdeckt, unterstützt Sie Jira Align vollumfänglich.

Der folgende Blogartikel von Atlassian fasst einige Virtual/Remote PI Planning Best Practices zusammen und stellt Lösungsansätze mit Jira Align vor:
"Virtual/Remote PI Planning Best Practices and FAQ Table of Contents"

Standalone Apps

Die folgenden Tools können völlig losgelöst und in Verbindung mit Jira Software eingesetzt werden. Alle Tools verfügen über Integrationen, um Daten auszutauschen und wo sinnvoll, Medienbrüche zu vermeiden.

PI Planning App - Rentouch

Das Team von Rentouch spezialisierte sich seit seiner Gründung darauf, Remote Work für Teams zu optimieren. Ihre Expertise und Erfahrung haben sie in die PI Planning App einfliessen lassen, welche es Teams schon seit geraumer Zeit erlaubt, örtlich getrennte PI Plannings erfolgreich durchzuführen.

Das PI Planning App besticht durch seine einfache Bedienung und einer Echtzeitsynchronisation. Alle Teammitglieder können somit sämtliche Veränderungen live mitverfolgen. Es entsteht eine "Single Source of Truth". Spannend für uns ist natürlich die Integration mit Jira Software.

Ihr Vorteil: Sie können sofort beginnen das PI Planning App zu nutzen. Die Schweizer Firma Rentouch stellt eine 30-tägige Trial zur Verfügung. Starten Sie Ihre Free Trial direkt hier.

Das neuste Video von Rentouch bringt die aktuelle Situation auf den Punkt und erklärt die Funktionsweise der PI Planning App in 3 Minuten: "piplanning app – The Solution for remote SAFe PI Plannings"

Miro

Miro hiess früher real time board. Und der alte Name ist Programm. Miro konzentriert sich in erster Linie auf die generelle Kollaboration von verteilten Teams auf einem gemeinsamen Whiteboard. So werden neben den Möglichkeiten eines PI Plannings auch viele weitere kreative Ansätze unterstützt wie z.B.: Ideation/Brainstorming, kreative Arbeit und Design usw.

Miro verfügt über eine Integration mit Jira, womit sich Jira Issues als Karten direkt in einem Whiteboard verwalten lassen. Änderungen werden sofort synchronisiert.

Mural

Auch Mural adressiert in erste Linie die Remote Collaboration und bietet viele Einsatzmöglichkeiten für verteilte Teams. Verschiedene Templates geben einen guten Eindruck über das breite Einsatzgebiet von Mural, wie dieses Projektmanagement Beispiel zeigt.

Auch Mural lässt sich mir Jira verbinden und verhindert einen Medienbruch.

Für diejenigen, welche mit dem Atlassian Playbook vertraut sind, möchten wir auf das Atlassian Playbook Template hinweisen. Das Playbook hilft Teams sich laufend zu verbessern. Gerade bei verteilten Teams unterstützt dieser Ansatz, das Thema voranzutreiben.

Weitere Remote Work Tipps

Es finden sich zur Zeit unzählige Tipps und Tricks im Umgang mit Remote Work überall. Wir möchten uns deshalb hier auf einige Highlights beschränken:

• Atlassian stellt viele seiner Produkte für kleinere Teams gratis zur Verfügung. Alle Infos dazu gibt es hier:
  https://www.atlassian.com/remote
• Slack ermöglicht Unterhaltungen effizient und zielgerichtet. Achja, die Mailbox wird zudem auch stark entlastet:
  https://slack.com/intl/de-ch/

Wie können wir helfen?

Wir von Swarmit möchten Sie dabei unterstützen verteiltes Arbeiten so effizient wie möglich zu gestalten. Alle vorgestellten Lösungen kennen wir aus dem Praxiseinsatz. Zudem sind unsere zertifizierten SAFe® Programm Consultants (SPC) mit den methodischen Herausforderungen vertraut.

Bei Fragen sind wir gerne für Sie da. Anregungen und Ergänzungen, bzw. Erfahrungsberichte nehmen wir gerne auf. Zudem können wir Ihnen alle Lösungsansätze auch detaillierter vorstellen.

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