Meine Erfahrung mit Jira Work Management als Marketing Specialist

Als Marketing Specialist bei der Swarmit hatte ich das Glück, von unseren erfahrenen Consultants in die Verwendung verschiedener Tools eingeführt zu werden, die im Marketing sehr hilfreich sind. In diesem Blogpost möchte ich meine Erfahrungen mit Jira Work Management mit euch teilen. Jira Work Management ist ein vielseitiges Tool, das mir dabei geholfen hat, meine Marketing-Aktivitäten und Kampagnen effizient zu planen, zu organisieren und einen ganzheitlichen Überblick über unsere Events zu erhalten. Hier zeige ich euch, wie ich von diesem Tool profitiere und welche Vorteile es bietet. Ich zeige euch genauer, wie nur vier verschiedenen Task-Typen eure Arbeit im Marketing verbessern können und welche Vorteile sie bieten.

Aber denk dran, dieses Board ist speziell für Swarmit konfiguriert. Alles kann aber individuell nach Bedarf angepasst werden. Für die ITler hier ist das selbstverständlich, aber für die Marketing Leute erwähne ich es nochmal kurz. 😉

Content-Planung mit Jira Work Management:

Eine erfolgreiche Marketingkampagne erfordert eine sorgfältige Planung und Content-Organisation. Mit Jira Work Management kann ich unsere Content-Strategie effizient planen und verfolgen. Das Tool ermöglicht es mir, unsere Ideen als Task im extra dafür angelegten Typ “Content” zu erstellen und diese übersichtlich zu organisieren. Der Typ ist als violettes Symbol klar erkennbar.

Jeder Schritt des Prozesses, von der Ideenfindung über die Erstellung bis zur Veröffentlichung, kann so leicht nachvollzogen werden. Für jede Idee kannst du eine zuständige Person zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und den Status (z. B.” Zu erledigen”, “Entwurf”, “in Review”, “Approved”) updaten.

Überblick auf ein Task von Typ Content

Zudem kannst du pro Content-Idee (also pro Zeile in der obigen Listenansicht) Sub-tasks erstellen, wie zum Beispiel "Blogpost schreiben", "Blogpost reviewen", "Bilder kreieren" und "auf Social Media veröffentlichen". Diese Subtasks können individuell und pro Thema definiert werden. Pro Sub-task kann auch eine zugewiesene Person und ein Fälligkeitsdatum definiert werden. Die Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ihr ein Task zugewiesen wird, kann ihre Sub-tasks dadurch bearbeiten und den Status als “fertig” markieren. Es können Automationen eingerichtet werden, die Reminder versenden, falls das Fälligkeitsdatum nah oder abgelaufen ist. Die ganze Arbeit kann in den Kommentaren dokumentiert werden, wenn nötig können dort auch wieder betreffende Personen “getagged” werden, damit sie einen Push erhalten. Das bedeutet, dass es nicht mehr nötig ist, mehrere E-Mail-Austausche mit Deadlines und Erinnerungen zu verschicken und die Informationen wiederholt anzugeben. Stattdessen kann alles an einem Ort mit allen nötigen Informationen verwaltet werden.

Zusätzlich zu den Sub-tasks hast du die Möglichkeit, verschiedene Spezifikationen wie Content Typ (Blogpost, LinkedIn Post, Webinar etc.) oder Sprache (DE, FR, EN) festzulegen sowie ein Publikationsdatum zu hinterlegen. Solche personalisierten Felder sind beliebig erweiterbar.

Vorteile Content-Planung mit Jira Work Management:

Im Marketing ist es von grosser Bedeutung, regelmässig und konsistent Inhalte zu veröffentlichen. Besonders auf Plattformen wie LinkedIn sind wir aktiv und geben uns grosse Mühe, spannende Content zu teilen. Dies gilt ebenso für Blogposts und Newsletter. Mit einer passenden Planung können wir sicherstellen, dass wir den Content regelmässig veröffentlichen und kontinuierlich interessante Informationen für unsere Kunden bieten.

Für Content bin ich oft auf unsere Consultants angewiesen, und dank Jira kann ich ihnen die für sie betreffenden Tasks zuweisen und einen guten Überblick mit Deadlines haben. Die Möglichkeit, Sub-Tasks klar zuzuweisen und Fristen festzulegen, erleichtert die Zusammenarbeit mit unseren Consultants erheblich. Die Transparenz und die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten tragen dazu bei, dass jede/r im Team auf dem gleichen Stand ist, die Arbeit fair und nach Schwerpunkten aufgeteilt ist und wir unsere Content-Ziele effektiv erreichen.

Marketing-Tasks im Kanban Board:

Als Marketingmitarbeiterin bei Swarmit ist es unerlässlich, den Überblick über meine Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass sie termingerecht erledigt werden. Jira Work Management ermöglicht es mir, meine Aufgaben in einem übersichtlichen, zu den Content-Ideen separaten Kanban Board zu visualisieren. Um sie von Content-Ideen zu unterscheiden, haben wir hier den Typ Task gewählt, welcher am blauen Hakensymbol erkennbar ist. Dank der Möglichkeit, meine Aufgaben nach Priorität und Status ("zu erledigen", "in Arbeit", "fertig") zu organisieren, wird das Projektmanagement meiner Marketingaufgaben ganz einfach. Man sieht hier, dass ein anderer “Workflow” (verfügbare Status) für diesen Typ gewählt wurde - das lässt sich alles individuell einstellen.

Die Flexibilität, Aufgaben zu verschieben oder sie mit Sub-Taks zu aktualisieren (ähnlich wie bei der Content-Planung), erleichtert mir die Arbeit. Die Transparenz und Übersichtlichkeit meiner Aufgaben fördert eine effiziente Zusammenarbeit im Team.

Überblick eines Tasks (von Typ Task)

Dank der einfachen Verlinkung mit anderen Tools wie Confluence (Knowledge Management) kann ich detaillierte Informationen oder wissenswerte Outcomes zu den einzeln Tasks speichern und alles in einem umfassenden Überblick sehen. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, besteht auch hier die Möglichkeit, Sub-Tasks zu erstellen und Verknüpfungen mit anderen Jira-Tasks, z. B. Content-Ideen oder Events, zu machen.

Vorteile, die Marketing-Tasks im Kanban Board zu pflegen

Projekt- und Taskmanagement im Marketing ist essenziell. Ich zum Beispiel benötige oft den Input unserer Consultants in vielen Marketing-Projekten, und mit Jira Work Management kann ich alle Informationen einfach verwalten, ohne die Consultants mit E-Mails und Slack Nachrichten zu belästigen. Die Verlinkung mit anderen Tools wie Confluence ermöglicht eine übersichtliche Organisation, gutes Knowledge Management und effiziente Zusammenarbeit zwischen den Teams für erfolgreiche Projektumsetzungen.

Event-Planung mit Jira

Auch sämtliche Events werden bei uns im Jira mit separat angelegtem Typ “Event” geplant. Dadurch erhält man einen umfassenden Überblick über alle Events, die im Jahr oder im Monat stattfinden - seien es Partnerevents, Swarmit-organisierte Anlässe, Webinare und interne Events. So können wir alle Marketing-Aktivitäten zentral verwalten, dank der Kalenderansicht einen guten Eindruck erhalten, wann wie viele Events stattfinden und einen vollständigen Überblick behalten.

Überblick auf ein Task von Typ Event

In der Abbildung unten sieht man, wie ein Task im Typ Event in Jira aussieht und wie man detaillierte Informationen wie Budget, Category oder zugewiesene Person an einem zentralen Ort verwalten kann. Von Webinaren und Messen bis hin zu Workshops oder Swarmit-internen Events können wir hier die entsprechende Category auswählen. Ich finde diese Funktion sehr praktisch, da ich am Ende des Jahres einen guten Überblick über die Anzahl unserer Veranstaltungen und ihrer Kategorie mit den entsprechenden Budgets und tatsächlichen Kosten sehen sowie einfach auswerten kann. Dies ist besonders nützlich, um das Budget für das folgende Jahr zu planen. Zusätzlich können wie überall Sub-Tasks erstellt und zugewiesen werden, wobei auch hier wiederum Verknüpfungen zu anderen Aufgaben möglich sind.

Vorteile, einen Eventkalender im Jira zu haben

Viele von uns, die bereits Events geplant haben, wissen, dass es deutlich mehr Vorlaufzeit erfordert, als wir anfangs erwarten. Ich selbst werde jedes Mal von der Zeitspanne überrascht. Es ist zum Beispiel wichtig, Marketingmaterial rechtzeitig zu bestellen, Kunden früh genug für Events oder Webinare einzuladen und auch an die Location und das Catering zu denken. Dank Jira Work Management kann ich all diese Aspekte an einem zentralen Ort sehen und rechtzeitig dafür sorgen. Diese zentrale Informationsquelle hilft uns, Events reibungslos zu organisieren, Termine einzuhalten und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Kampagnen planen

Kampagnenplanung ist ein entscheidender Schritt für erfolgreiches Marketing. Durch klare Zielsetzungen, gezielte Zielgruppenansprache, optimierte Budgetnutzung, effizientes Zeitmanagement, konsistente Markenkommunikation und die Möglichkeit der Erfolgsmessung wird eine Kampagne zu einem effektiven Werkzeug, um das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens voranzutreiben.

Dafür kann ich Jira Work Management und Confluence mit bestem Gewissen empfehlen. Um ehrlich zu sein, habe ich diese Funktionen bis jetzt sogar noch nicht in die absolute Tiefe ausgenutzt und die ganzen Vorteile dadurch noch nicht komplett ausgeschöpft - ich sehe hier riesiges Potenzial und ich freue mich auf die weitere Entdeckungsreise.

Überblick auf ein Task von Typ Kampagnen

In der Abbildung unten sieht man, wie eine Kampagne in Jira aussieht (blaues Herz-Symbol ganz oben). Mit einem Task im Typ “Kampagne” können alle Aktivitäten zu einem bestimmten Thema an einem Ort dargestellt werden. Die Kampagne dient als Sammelbegriff, in dem die anderen Tasks (siehe auf dem Bild die blauen Hakensymbole) verlinkt und zusammen dargestellt werden können. Obwohl diese Funktion für die Day-to-Day-Tasks weniger relevant ist, ist sie wichtig, wenn es darum geht, den Überblick über die Kampagne nach oder während ihrer Laufzeit zu behalten und wenn Aktivitäten zu einzelnen Kampagnen separat ausgewertet werden müssen.

Wenn ich mich also für die nächsten drei Monate intensiv mit einem Thema beschäftige, kann ich hier alle zugehörigen To-Do’s, Content-Ideen wie Blogs und LinkedIn Posts sowie Events wie Webinare verlinken.

Vorteile, eine Kampagne im Jira zu haben

Es ist oft entscheidend, sich für eine bestimmte Zeitspanne auf ein Thema zu konzentrieren, um Kunden nicht zu verwirren und den Content gezielt zu gestalten. Genau hier kommen Kampagnen ins Spiel, denn sie ermöglichen es, den Fokus auf ein Thema zu legen und Inhalte effektiv zu bündeln. Um Kampagnen besser zu bewerten und zu managen, bietet sich die Nutzung von Jira an.

Übrigens, für eine noch tiefere Analyse kann hier eine separate Confluence-Seite erstellt und in Jira verlinkt werden - aber das ist ein Thema für einen anderen Blogpost. Stay tuned! 😉

Mit Jira Work Management das Beste aus unserem Marketing herausholen

Dank der Unterstützung unserer erfahrenen Consultants bei Swarmit und der Nutzung von Jira Work Management konnte ich meine Marketingaktivitäten auf eine neue Ebene heben. Die Möglichkeit, Content zu planen, Aufgaben im Kanban Board zu organisieren und einen klaren Event Plan zu erstellen, hat nicht nur meine Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im gesamten Team verbessert. Als Marketingexpertin ist es beruhigend zu wissen, dass ich die richtigen Werkzeuge in der Hand habe, um unsere Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen und das Beste aus unseren Marketingaktivitäten herauszuholen.

Optimierte Marketingstrategien für dein Unternehmen

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie Jira Work Management dein Marketingteam unterstützen kann? Erfahre, wie Swarmit dir helfen kann, deine Marketingstrategie zu optimieren und deinen Geschäftserfolg zu steigern. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und deine Fragen zu beantworten!

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