Meetings können darüber entscheiden, ob ein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Gute Kommunikation ist insbesondere im heutigen digitalen und remote-first Umfeld ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Ineffektive Meetings sind einer der gefürchtetsten Zeitfresser, insbesondere für technische Mitarbeiter und strategische Manager. Fokussierte und strategische Arbeit wird erschwert. Unter einer schlechten Meetingkultur leiden aber nicht nur Interne, sondern auch Kunden und Partner. Werden Meetings nicht effizient und professionell durchgeführt, wird eine Zusammenarbeit oft schwierig.

Unternehmen profitieren also direkt und gesamtheitlich von einer gesunden und effektiven Meetingkultur.

Natürlich brauchen wir dazu neben Methodik auch die richtigen Tools, insbesondere in einer zunehmend digitalen und von Homeoffice geprägten Welt.

In diesem Blogbeitrag stellen wir eine Best Practice im Umgang mit Meetings vor und zeigen Möglichkeiten von Atlassian Confluence als Meeting Tool.

Darüber hinaus lernen wir Meetical Meetings for Confluence kennen, eine App für Outlook und Google Kalender Integration des schweizer Unternehmens Meetical, die Confluence in ein professionelles Meeting Management System verwandelt.

Alles zusammen hilft, remote Meetings und klassische Meetings effektiv und effizient durchzuführen. Dann bleibt auch Raum für den gemeinsamen (virtuellen) Kaffee-Plausch und lockeren Austausch.

Frust- und Erfolgsfaktor Meetings

Wer kennt es nicht...

• Mangelnde Vorbereitung bei Meetings und das Gefühl nur Zeit zu verschwenden?
• Fehlende Beteiligung?
• Intransparente und unzuverlässige Aufgabenverteilung?
• Keine Einsicht in teamübergreifende Besprechungen und Entscheidungen?

Meetings können einer der größten Effizienz- und Motivations-Killer in Unternehmen sein.

Hohe Fluktuation bei Mitarbeitern aber auch Unstimmigkeiten mit Partnern und Kunden sind die Folgen.

Auf der anderen Seite aber, sind die erfolgreichsten Unternehmen der Welt allesamt dafür bekannt, eine äußerst effektive Meeting Kultur zu pflegen. z.B. Amazon mit ihren berüchtigten Silent Meetings, oder Teslas Meeting Praktiken, aber auch die Förderung von sog. One-on-one Meetings, ein Austausch zwischen verschiedenen Rollen im Unternehmen, wie es bei von Bento praktiziert wird.

Wie werden Meetings erfolgreich?

Best Practices und die richtigen Tools helfen, Meetings effektiv zu halten und Mitarbeiter werden dadurch nicht frustriert - sondern bleiben engagiert!

Meeting Best Practices die zum Erfolg führen

Es ist unlängst bekannt und in der Literatur beschrieben, wichtige Faktoren für erfolgreiche Meetings sind:

• Vorbereitung; ein klares Ziel setzen und eine Agenda erstellen, spätestens zu Beginn des Meetings.
• Möglichkeiten bieten für alle Teilnehmer sich einzubringen, auch schon vor dem Meeting. (Tipp: Vermeiden Sie reine Zuschauer in Meetings)
• Transparente, verlässliche und schriftliche Ergebnisse und Aufgabenverteilung.
• Agenda und Resultate von Meetings über den Teilnehmerkreis hinaus teilen und zugänglich machen.

Zu empfehlen an dieser Stelle ist hierzu das Buch „The Surprising Science of Meetings“ von Steven G. Rogelberg, einem der renommiertesten Wissenschaftler zum Thema Meetings. Auch hier werden die genannten Punkte als wichtige Erfolgsfaktoren genannt.

^{Die Kombination von Methoden, Best Practices und Tools führt zu effektiven Meetings.}

Für die Umsetzung dieser Punkte bietet Confluence, das Wiki und Kollaborations-Tool von Atlassian, eine ideale Grundlage für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings.

Als Best Practice im Umgang mit den sog. Confluence Meeting Notes gehen wir wie folgt vor:

(1) Für jedes Meeting wird vorab eine Confluence Seite erstellt und diese wird im Termin bzw. in der Einladung direkt verlinkt.

Somit ist die Meeting Notes Seite für alle Teilnehmern einfach und schnell auffindbar.

(2) Es ergibt sich eine zentrale Agenda, an der gemeinsam gearbeitet werden kann und auch vorab schon diskutiert wird.

• Können alle Punkte schon vorab geklärt werden? Umso besser!
• Ist keine Agenda vorhanden zu Beginn? Dann ist die Erstellung derselben der erste Punkt. Eine Ad-hoc Agenda ist auch im Scrum bei Retrospektiven beliebt und äußerst effizient.

(3) Darüber hinaus können in Confluence Meeting Seiten auch sehr einfach über den Teilnehmerkreis hinaus geteilt und zugänglich gemacht werden. Das ausgeklügelte Rechtesystem der Software erlaubt aber gleichzeitig den jeweils gewünschten Grad an Vertraulichkeit und Privatsphäre einzuhalten - von nur für mich selbst einsehbar, bis unternehmensweit.

(4) In Confluence werden also Agenda, wichtige Resultate und Entscheidungen auf derselben Seite dokumentiert, sowie Action Items definiert und Verantwortliche dafür zugewiesen.

^{Eine typische Confluence Seite mit Besprechungsnotizen - Template mit Datum, Teilnehmern, Ziel, Agena und Action Items}

Die Software bietet zahlreiche Macros und unzählige weitere Apps zur Erweiterung.

Ein praktisches Macro and der Stelle sind die sog. “Tasks” (auch Action Items genannt). Sie eignen sich um schnell und einfach Aufgaben anzulegen, zuzuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Ein Task-Report Macro ermöglicht es dann z.B. alle überfälligen Aufgaben einer Meeting-Serie anzuzeigen.

Manueller Prozess sucht Automatisierung

Die beschriebenen Best Practices stellen sich in der Praxis oft als zusätzlicher, manueller Schritt heraus und werden leider oft vernachlässigt oder vergessen – gerade in intensiven Projektphasen.

Im Confluence den richtigen Space finden, die richtige Vorlage und Hauptseite wählen, Informationen und Teilnehmer vom Kalender kopieren... Mühsame Arbeit, oft einfach zu zeitaufwändig.

Dies führt mitunter wieder dazu, dass Meetings nicht ausreichend vorbereitet werden. Seiten gehen verloren. Es fehlen schriftliche Resultate und eine intransparente Aufgabenverteilung führt zu Frust und im schlimmsten Falle zum Scheitern eines Projekts.

Eine App für Confluence, die hilft, die Umsetzung der Best Practice und die Verwendung von Meeting Notes zu fördern ist die Meeting Management App von Meetical.

Meeting Notes schneller, einfacher und praktisch automatisch verwalten

Die Meeting Management App „Meetical Meetings“ hilft die Meeting Best Practices konsequent umzusetzen, zu automatisieren und vereinfacht den Umgang mit Confluence Meeting Notes enorm.

Meetical automatisiert wiederkehrende Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings.

Die Erweiterung basiert auf Atlassian Confluence und arbeitet deshalb auch sehr gut mit Jira zusammen.

Disclaimer an der Stelle: Meetical ist ursprünglich als side-project gestartet, von Lukas Gotter, Autor dieses Artikels und bis vor kurzem noch Atlassian Consultant bei Swarmit. Die App ist der Gewinner des CodeGeist 2020 Wettbewerbs von Atlassian, und wird nun zudem vom brandneuen Atlassian Ventures Fond mitfinanziert.

Die Best Practice effektiv umsetzen

Mit Meetical for Confluence lässt sich die beschriebene Meeting Best Practice sehr effektiv umsetzen.

Wir können im Handumdrehen eine Meeting Agenda, Vorbereitungs-Tasks und Notizen für jedes Meeting erstellen - direkt aus unserem Kalender heraus!

Es ist also kein extra Schritt mehr die Meeting Einladung zu versenden und eine Seite anzulegen. Dies wird nämlich gerne auf später verschoben und vergessen. Deshalb fehlen dann die entsprechende Seite und Agenda oder sind nicht einfach auffindbar.

Aber auch kurz vor dem Meeting fehlt oft die Zeit noch in 2-3 Minuten eine vernünftige Seite für die Kollaboration zu erstellen. Mit der App kann diese ad-hoc Aktion in wenigen Sekunden erfolgen.

Wir bei Swarmit, verwenden die App übrigends auch z.B. für unser internes Team Meeting zu dem alle Atlassian Consultants wöchentlich für einen Erfahrungsaustausch und wichtige Updates zusammenkommen.

^{Swarmit Weekly Meeting Template - Jeder Atlassian Consultant erhält seinen Slot um frei zu erzählen was gerade passiert und geplant ist. - Teilnehmer und Meeting Infos werden mit Meetical aus dem Kalender übernommen und verknüpft.}

Natürlich lassen sie mit der Technik auch Meetings dokumentieren in denen wir nur Teilnehmer sind, z.B. für Absprachen mit Kunden und Lieferanten. Wichtige Informationen können so direkt mit unseren Kollegen geteilt werden.

Auch Externe schätzen es dann ggf. einen standardisierten pdf-Export der wichtigsten Punkte als follow-up zu erhalten.

Direkte Integration der Tools in Kalender und Meeting Einladungen

Durch die enge Integration von Meetical in den Kalender, ist dieser wichtige Schritt für Vorbereitung und Dokumentation, wie eine Art Erinnerung direkt im Terminkalender integriert.

Für Google Calendar steht eine Confluence Chrome Extension zur Verfügung. Diese ist auf dem Chrome Web Store verfügbar.

Für Microsoft Perspectives Il existe un calendrier spécial Complément Confluence Outlook disponible. Cela peut être installé via l'App Store Microsoft AppSource.

^{Meetical propose une extension Chrome pour Google Agenda et un complément Outlook pour les utilisateurs de Microsoft.}

En outre, Meetical est également livré avec un outil Confluence. calendrier intégré donc. Le calendrier affiche les rendez-vous depuis Google Calendar ou Outlook Calendar directement dans Confluence.

L'utilisateur peut également créer des pages de réunion à partir du calendrier intégré et retrouver rapidement les pages existantes.

Ne perdez pas un temps précieux lors des réunions

Commencer une réunion à temps et attirer toute l'attention du responsable de la réunion est un autre facteur de réussite important.

Lors des réunions, les premières minutes sont souvent consacrées aux tâches administratives. Une grave erreur qui peut démotiver les participants, comme le révèle également une étude scientifique publiée dans le livre mentionné précédemment par le Dr Steve Rogelberg.

Avec Meetical, les participants et les responsables ne perdent plus de temps à copier du contenu ou à créer manuellement des pages de réunion. Les informations telles que la date, le lieu, les participants et le statut de participation sont automatiquement transférées depuis le calendrier et restent à jour. — Tous les participants bénéficient ainsi de comptes rendus de réunion fiables, cohérents et consultables.

Les entrées de réunion et de calendrier sont automatiquement liées, ce qui donne à tous les participants un accès direct et favorise la participation active de tous les participants.

L'application apporte également d'autres Modèles de réunion avec vous pour des réunions d'équipe, des réunions tactiques, des réunions stratégiques, des réunions individuelles et bien d'autres encore. Des modèles pour les événements Scrum, tels que les critiques, devraient suivre.

De plus, nous pouvons également créer les nôtres Modèles de réunion créez et utilisez des macros de réunion pour afficher le contenu du calendrier dans Confluence.

Communiquer les résultats de manière efficace après la réunion

Confluence permet de créer très facilement des tâches ou des actions et de leur fournir une date d'échéance et une personne responsable.

^{Rapport de tâches dans Confluence avec un aperçu de toutes les tâches d'un domaine ou d'une section, par exemple lors d'une série de réunions. Peut également être intégré directement sur la page de la réunion pour plus de visibilité.}

La prochaine fois que l'équipe se réunira, ces tâches pourront être accomplies à l'aide d'un Rapports de tâches faire l'objet d'un suivi. Toutes les tâches des réunions précédentes ont-elles été achevées ? L'une des meilleures questions à se poser au début de chaque réunion.

Si une simple liste de tâches ne suffit plus, les équipes peuvent également utiliser rapidement et facilement des outils tels que Jira et Trello intégrez Confluence et continuez ainsi à gérer des tâches plus complexes de manière simple et claire.

Automatisez complètement le flux de travail pour les séries de réunions

Mais Meetical va encore plus loin. Pour les séries de réunions, l'application Meetical crée automatiquement une page principale par série, sous laquelle tous les rendez-vous sont enregistrés de manière uniforme et structurée.

En outre, le processus de création d'une nouvelle page de réunion et de lien avec le calendrier peut entièrement automatisé devenez ! Par exemple, nous pouvons toujours créer une nouvelle page une semaine à l'avance et la lier au calendrier. À cette fin, Meetical offre la possibilité de définir pour chaque série si et combien de jours à l'avance de nouvelles pages de réunion doivent être créées pour un rendez-vous de série.

Cela signifie qu'une page de réunion est toujours disponible à temps pour chaque rendez-vous de la série.

Tous les participants à la réunion et leur statut de participation sont automatiquement enregistrés afin que tout le monde reste informé.

Les participants seront bien entendu informés des modifications apportées au site, par exemple des nouvelles suggestions d'ordre du jour, des commentaires, etc. de la part de Confluence.

Dernière fonctionnalité (depuis le 3 novembre !) est l'option permettant de modifier la liste des participants et, par exemple, de modifier le statut de participation ou de masquer un participant. Très utile pour les exportations professionnelles de PDF, qui peuvent ensuite être envoyées à des participants externes.

conclusion

Les réunions peuvent être une perte de temps, en particulier pour les responsables techniques et les responsables stratégiques, mais elles constituent sans aucun doute une partie importante de notre vie professionnelle moderne, à la fois dans un nouveau contexte axé sur le télétravail et dans la vie de bureau traditionnelle.

Afin d'éviter les frustrations et l'inefficacité, les réunions doivent être préparées de manière collaborative, avec des résultats transparents, des informations disponibles entre les équipes et une répartition fiable des tâches.

Les bonnes pratiques pour préparer les réunions et maîtriser les outils sont des compétences importantes que tous les collègues devraient posséder. Documenter les résultats et les rendre facilement accessibles au sein de l'entreprise contribue de manière importante à une culture de réunion saine et réussie.

Confluence permet de créer une base de connaissances pour les réunions et de rendre ces connaissances facilement et accessibles au-delà du groupe de participants.

Avec l'application Meeting Notes de Metical Les équipes bénéficient d'une intégration fluide des calendriers, d'une simplification des processus et d'une automatisation efficaces. Il s'agit là de contributions importantes au succès de la préparation et de la documentation des réunions.

Ensemble, tout cela conduit à des réunions efficaces et efficientes, à une meilleure communication, à un meilleur échange de connaissances, à plus de temps pour un travail ciblé et, en fin de compte, à une plus grande réussite des projets.

C'est dans cette optique que je vous souhaite à tous des réunions passionnantes, productives et efficaces !

Confluence et l'application Meetical, pouvez-vous testez gratuitement.

Commencer tout de suite ?

Lien Atlassian Marketplace pour Nuage appli Meetical Meetings pour Confluence.

Remarque pour Clients des centres de données: Bêta disponible ! N'hésitez pas à nous contacter !

Intéressé par une démonstration ?

Swarmit les aide à configurer leur Confluence pour répondre aux besoins des utilisateurs et à les développer de manière ciblée.

Nous serions heureux de vous montrer les avantages des réunions structurées avec Meetical dans le cadre d'une démonstration personnelle. Merci de nous contacter via le formulaire de contact.

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