Ihr überlegt den Wechsel in die Cloud oder seid sind schon mitten in der Migration? Vielleicht schon fertig und ihr möchtet eure Nutzer noch besser abholen?

Nach dem Wechsel in die Cloud ist „fast“ alles besser, aber es sieht auch ein wenig anders aus.

Wir haben mithilfe des Feedbacks unserer Migrationskunden die aus unserer Sicht wichtigsten und auffälligsten Unterschiede zusammengetragen. Die Dinge eben, die echten Nutzern die meiste Umgewöhnung gebracht haben.

Interessiert an allen Unterschieden? Atlassian hat auch einen detaillierten Überblick über alle Unterschiede und einen recht guten Guide, um die User an Bord zu nehmen ( Get your users started in Cloud after migrating | Atlassian Support ).

Jira - Software

Das verwirrendste Element für User und Projektleitende ist die Unterscheidung zwischen Team-Managed und Company-Managed Projekten. Lediglich durch einen kleinen Infotext in der unteren linken Ecke gekennzeichnet, besteht hier ein recht signifikanter Unterschied in der Verwendung und den Funktionen.

In Team-Managed Projekten haben Projektleitende viele Rechte und Verantwortlichkeiten, sie können beispielsweise selbständig den Workflow anpassen oder Felder erstellen und sind damit freier in der Konfiguration ihres eigenen Projektes. Jedoch können sie weder Einstellungen mit anderen Projekten teilen, noch haben sie erweiterte Anpassungs- und Integrationsfunktionen. Team-Managed-Projekte empfehlen sich eher für kleine Projekte.

Company-Managed Projekte werden, wie der Name schon etwas verrät, vom Jira Administrator gepflegt. Projektleitende können selbst zwar weniger anpassen im Vergleich zu Team-Managed, jedoch profitiert man von erweiterten Funktionalitäten. Company Managed Projekte sind Best Practice für die Einhaltung von Standards.

Für weitere Informationen können ihr euch die Atlassian-Dokumentation zu Team-Managed-Projekten anschauen: What are team-managed and company-managed projects? | Jira Software Cloud | Atlassian Support.

Jira-Benutzer

Aus Sicht eines Jira-Benutzers ohne Administratorrechte gibt es einige wesentliche visuelle Unterschiede zwischen Jira Software in der Server-Version im Vergleich zur Cloud-Version:

1. Navigation: “Deine Arbeit”, Filter und Personen kommt dazu, dafür werden die “Boards” in die zweite Reihe hinter “Deine Arbeit” verbannt. Personen/Teams in der Hauptnavigation zu exponieren, ist dabei die beliebteste Änderung
2. Anwendungsnavigator-symbol: Auf dem Server versteckte sich hier nur der Wechsel zwischen Confluence und JIRA, Neu in der Cloud kann man hier sämtliche Applikationen der Instanz aufrufen
3. Suchtextfeld: Konnte man auf dem Server nur nach Vorgängen suchen, so hat bietet die Cloud auch die Suche nach kürzlichen verwendeten Boards, Projekten und Filtern an. Es fehlt leider noch die Suche nach Stichworten, die in Confluence ein großartige Erleichterung ist.
4. Die Glocke ersetzt das Feedbackmegafone, dort bündelt Jira nun Benachrichtigungen und Updates zu Vorgängen unter Beobachtung
5. Dark Mode für Benutzer! Auf dem Server konnte man zwar als Admin das Look & Feel für alle anpassen. Seit Q2 2023 kann man sich aber auch selber in den Dark Mode versetzen und die Augen schonen.

Jira-Administratoren

Aus Sicht eines Administrators mit Jira-Administratorrechten gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen Jira Software in der Server-Version im Vergleich zur Cloud-Version:

1. Administratorrollen: In Jira Data Center und Server gab es zwei Ebenen globaler Administratorberechtigungen: Jira-Administrator und Systemadministrator. In der Cloud weist man Rollen Personen zu. Rollen umfassen Benutzer, Produktadministrator (entspricht der globalen Berechtigung "Jira-Administrator") und Organisationsadministrator.
2. Projektadministrationsrolle: Der Projektadministrator wird einer einzelnen Person durch Rollenzuweisung im jeweiligen Projekt zugewiesen. Mit dieser Rolle kann die Person das Projekt in gewissem Umfang verwalten. Projektadministratoren können Projekte verwalten und verschiedene Konfigurationen im Projekt ändern, insbesondere in der Cloud haben sie umfangreiche Rechte bezüglich der Arbeit in Next-Gen-Projekten.
3. Systemadministrator: In Jira Cloud gibt es keine Systemadministratorrolle mehr. Diese Rolle befindet sich bei Atlassian.
4. Erweiterte Projektadministrationsrechte: In Jira Cloud gibt es keine erweiterten Projektadministrationsrechte mehr.
5. Apps installieren: Einige Apps sind nur für Server oder Data Center oder nur für die Cloud verfügbar. Ihr könnt nur Apps aus dem Atlassian Marketplace installieren. Das Hochladen einer App-Datei zum Installieren ist nicht möglich.

Jira Work Management

Erinnert ihr euch an die Business-Projekte von Server? Sie wurden als Jira Work Management in der Cloud wiedergeboren. Atlassian hat versucht, eine Benutzererfahrung, die klar von IT- und Softwareentwicklung geprägt ist, auf eine für alle Geschäftsbereiche geeignete Weise neu auszurichten.

Insbesondere die Boards sind eine gelungene Weiterentwicklung, mehr dazu etwas weiter unten.

Um den Unterschied deutlich zu machen, wurde die Navigation nach oben verschoben (einschließlich der Projektverwaltung), wobei links eine Projektliste verbleibt – ähnlich der "Projekte durchsuchen"-Ansicht. Dieses linke Menü ist auch mit Schnellfiltern oder einem Kontextmenü für die Menüregisterkarten ausgestattet, die eine Filterung oder Konfiguration benötigen.

Auch bei Jira Work Management ist die Wahl zwischen Team- und Company-Managed Projekten möglich. Sie erkennen die Art an der Hintergrundfarbe – teambasierte Projekte sind dunkel. Sie haben zudem dieselben Einschränkungen wie ihre Gegenstücke in Jira Software.

Sind JWM-Projekte nützlicher als die Business-Projekte auf dem Server? Tatsächlich sind sie es!

Die Benutzeroberfläche ist in erster Linie auf Zusammenarbeit ausgerichtet, und die vorgefertigten Bildschirme und Filter ermöglichen Ihnen einen sehr schnellen Einblick in das Projekt, an dem Sie arbeiten. Ich persönlich liebe die Zeitleistenansicht. In Verbindung mit einem gefüllten Kalender hilft es wirklich, Projektmeilensteine zu setzen und einzuhalten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Ich habe die "Formulare" noch nicht produktiv genutzt, aber sie versprechen viel, insbesondere in grösseren Organisationen mit vielen Stakeholdern.

Dies (JWM) mag also eine etwas neue Erfahrung sein, aber es lohnt sich definitiv.

Wo sind meine Boards

Auf dem Server konnten man Filter und Boards für Software- und Business-Projekte mischen und anpassen. Oft wurden auch Kanban-Boards für Business-Projekte erstellt. Diese und auch "gemischte Boards" werden jedoch nicht migriert. In den meisten Fällen ist dies nicht weiter wichtig, da JWM-Projekte in der Cloud über ein voll funktionsfähiges Board verfügen, das für etwa 80% der Benutzer besser ist.

Es ist jedoch etwas mühsam, die benutzerdefinierten Boards und Filter neu zu bauen, die sich über mehrere Projekte unterschiedlicher Anwendungstypen erstreckten. Falls sie benötigt werden, kann man von einem beliebigen Jira Software-Projekt aus starten, da hier auch gemischte Boards z.B. von einem gespeicherten Filter angelegt werden können.

Jira Service Management

Früher kanntet ihr Jira Service Management als Jira Service Desk.

Da ITIL v4 die Implementierung agiler Workflows wesentlich besser beherrscht als frühere Versionen, hat Atlassian beschlossen, es tief in Jira Service Management zu integrieren.

Sieht es in der Cloud anders aus als auf dem Server? Nicht wirklich, die Unterschiede sind mehr oder weniger kosmetisch, wie sie es auch bei Jira Software sind. Aber das Make-up ist gut. Die Seitenleiste bleibt bei den Arbeitswarteschlangen, was meiner Meinung nach der perfekte Fokus ist, um eure Arbeit zu erleichtern und euch dennoch einen schnellen Überblick über die Arbeit im Service-Team zu geben.

Die anpassbaren Filter für die Warteschlangen sind in der Cloud weiterhin von Ihnen (oder Ihrem Administrator) zu definieren.

Die Workflows, Vorgangstypen und zusätzlichen Funktionen, die Atlassian in einer standardmäßig ITIL-konformen Serviceprojekt-Einrichtung bereitstellt, sind durchdacht und helfen wirklich dabei, Services gemäß ITIL-Standards einzurichten.

Falls ihr gerade erst eure Reise im Service Desk beginnen, könnte das dennoch etwas überwältigend sein.

Wie bei den meisten Atlassian-Produkten empfiehlt es sich, Erfahrungen mit einem Leuchtturmprojekt zu sammeln und dann Funktionen wie den On-Call-Zeitplan oder Workflow-Management bei einem eigenen Setup hinzuzufügen, wenn ihr euch mit der Basis wohl fühlt.

Wenn ihr Unterstützung beim Setup, Tipps und Tricks sowie bewährte Verfahren benötigt, kommt gerne auf uns zu. Wir unterstützen nicht nur bei und nach der Migration, sondern auch beim Aufsetzen des Service Managements, bei euren Entwicklungsprozessen oder beim Entdecken der neuen Cloud-Funktionen.

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