Viele werden den Gedanken kennen “… warum geht das eigentlich nicht von allein? …”. So geht es auch ab und an unseren Kunden, die mit Jira ihre Aufgaben, Entwicklungen oder Tests organisieren. Dabei ist die Antwort ganz häufig - “weil sich noch keiner darum gekümmert hat …”.

Aufgaben zu automatisieren, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Eingabefehler zu minimieren, ist ein Kernbestandteil von Jira, seitdem Post-Functions die Möglichkeit eröffnet haben, den Inhalt eines Vorgangs zu manipulieren. Darauf haben Apps wie Scriptrunner, Workflow Essentials oder JSU Automation Suite aufgebaut und die Möglichkeiten deutlich erweitert. Mit Automation for Jira hat Atlassian ausserdem eine eigene App zur Verfügung gestellt.

Schon seit einigen Jahren ist die Server und Data Center Variante von Jira Service Management mit einer eigenen Automations-Engine ausgestattet. Doch in Jira Cloud bekommen alle Projekttypen in allen Varianten (Standard, Premium oder Enterprise) eine vollständige, sehr umfangreiche und leistungsfähige Möglichkeit, um Aufgaben zu automatisieren, die weit über die Möglichkeiten der aktuellen Server und DC Implementierungen hinausgeht. Teilweise so weit, dass bisherige Apps im Cloud Kontext nicht mehr notwendig sind.

Wir haben konkrete Beispiele und Implementierungsansätze aufgelistet, die wir in den vergangenen Monaten bei unseren Cloud Kunden umgesetzt haben. Dabei schauen wir uns in erster Linie solche Ansätze an, die nicht alltäglich sind oder für einige sogar unbekannt:

Datenmigration zwischen Feldern

Folgende Situation: Beim Zusammenlegen zweier Cloud-Instanzen wurde das Feld “Fälligkeitsdatum” ebenfalls migriert. Leider gibt es in der Ziel-Instanz also jetzt zweimal das Feld “Fälligkeitsdatum”, einmal als Systemfeld von Jira und einmal als Custom Field. Da die beiden Felder gleich heissen, haben die User beide Felder benutzt und wunderten sich, warum die Felder leer blieben.

Um es kurz zu machen: Daten, die fälschlicher Weise im Custom Field dokumentiert wurden, müssen in das Systemfeld migriert werden. Früher war dies nur über zusätzliche Apps oder einen CSV-Export-Reimport möglich. Mit Jira Automation lässt sich in 5 Minuten eine passende Regel anlegen und die Migration automatisieren. Egal ob 7, 50 oder 1000 betroffene Vorgänge, die Automation wird das Problem ohne weitere manuellen Eingriffe lösen.

Vorgänge zwischen verschiedenen Projekten synchronisieren

Immer wieder bekommen wir die Anfrage, Vorgänge aus 2 verschiedenen Projekten miteinander zu synchronisieren. Beispielsweise sollten Kommentare, Status oder Datumsfelder zwischen dem Projekt der Entwickler und dem Projekt mit fachlichen Anforderungen angeglichen werden.

Während für On-Premise-Varianten von Jira kein Weg an zusätzlichen Apps von Drittanbietern vorbeiführte (dazu später mehr), kann diese Anforderung in Jira Cloud komplett nativ mit den Möglichkeiten der eingebauten Automations-Engine realisiert werden.

Mathematische und Datumsberechnungen ohne Skript

Ob einfache arithmetische Berechnungen, Prozentrechnung oder das Errechnen der Differenz zwischen 2 Datumsfeldern - mit den Möglichkeiten, die sich durch die Automationsregeln und sogenannten “Smart Values” ergeben, lassen sich auch relative Werte ohne manuellen Aufwand in einem Jira Vorgang darstellen.

Ein Beispiel: In Jira Service Management gibt es seit einiger Zeit eine vorgefertigte Automationsregel, die Vorgänge automatisch schliesst, sobald ein dafür vorgesehenes SLA abgelaufen ist. Durchaus hilfreich! Jedoch bedeutet diese Regel auch, dass wohl ein Grossteil aller Vorgänge mindestens ein SLA brechen werden und damit Auswertungen zu diesem Thema sich sehr negativ darstellen.

Über eine Automation in Jira Cloud lässt sich diese Funktionalität nicht nur ohne SLA darstellen, sondern auch noch deutlich erweitern und anpassen, ohne dafür eine Zeile Groovy oder Javascript Code schreiben zu müssen.

Abfrage von externen Applikationen via REST Schnittstelle

Auch, um Daten aus externen Datenquellen in die Felder von Jira zu bekommen, gibt es diverse Drittanbieter-Erweiterungen wie Elements Connect. In den Cloud Varianten von Jira können einfache Webhooks konfiguriert werden, mit denen sich Informationen aus anderen Applikationen via REST Schnittstelle nach Jira holen lassen. Dabei stellt selbst eine Authentifizierung via OAuth2 gegenüber der externen App kein Hindernis dar.

Um den doppelten Dokumentations-Aufwand eines Kunden zu reduzieren, haben wir dessen CRM-Anwendung mit einem Projekt in Jira verknüpft. Dabei werden von Jira neue Cases eröffnet und Kommentare aus Jira in das CRM geschickt. Während unterschiedliche Mitarbeitergruppen in 2 Tools arbeiten, bleiben die Inhalte synchron, zudem kann die Kommunikation in den Tools dokumentiert werden und wird nicht auf E-Mails ausgelagert.

“Das hört sich zu gut an, um wahr zu sein …”

“Das hört sich zu gut an um wahr zu sein …” - ja und nein. Während die Automationen von Jira Cloud sehr viele Vorteile bei Umfang und Flexibilität haben, gibt es jedoch auch einen Nachteil gegenüber der Implementierung im Server oder DC Bereich.

Denn die Anzahl der Ausführungen solcher Regeln sind teilweise begrenzt. Projektübergreifende Regeln, sogenannte “Globale Automationen”, sind, abhängig von der Cloud Variante, begrenzt:

• 500 Ausführungen pro Monat pro Applikation der Option “Standard”
• 1000 Ausführungen pro User pro Monat pro Applikation der Option “Premium”

Diese Limite lässt sich jedoch mit kreativen Definitionen der Automationen einfach einhalten, ohne zu grosse Kompromisse eingehen zu müssen. Das liegt in erster Linie auch daran, dass es für Cloud Automationen deutlich mehr Optionen für Trigger gibt. Vom CRON-Job, über Status-Updates bis zu manuellen Triggern gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Automationen starten zu lassen.

Hinzu kommt, dass diese Automations-Regeln nicht mehr nur für Jira-Admins zur Verfügung stehen, sondern auch Projekt-Admins selbstständig Regeln erfassen und verwalten können. Dank der einfachen Oberfläche ist der Erstellungsprozess fast selbsterklärend.

Hoffnung für alle mit Server oder Data Center Installationen

Atlassian bietet mit zusätzlichen Funktionen einen ganz klaren Anreiz zum Wechsel in die Cloud. Doch nicht alle wollen oder können diesem Anreiz nachkommen. So sind auch einige unserer “Swiss Hosting”-Kunden auf die genannten Apps angewiesen, wenn es um komplexere Automationen geht.

Doch es gibt gute Neuigkeiten von Atlassian für alle Data Center Kunden. Nicht nur hat sich Atlassian zuletzt ausdrücklich zu ihren Data Center Produkten bekannt, es wurde ausserdem die nächste Major-Version von Jira (Software, Service Management & Work Management) im Juni 2022 veröffentlicht.

Warum das beim Thema Automationen hilft? Weil “Automation for Jira” ab der Version 9.0 fester Bestandteil von Jira wird. (siehe Post von Atlassian)

Mit einer neuen LTS-Version auf Basis von 9.x ist wohl im Q4 2022 zu rechnen.

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