Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein langfristiges Projekt auf möglichst einfache Weise visualisieren. Was ist die erste Lösung, die Ihnen in den Sinn kommt? Die meisten Projektmanager würden sagen, dass ein Gantt-Chart in dieser Situation ein echter Lebensretter sein kann. Mit diesem leistungsstarken Werkzeug für die Projektplanung können Sie die Abfolge der wichtigsten Projektphasen und Aufgaben sowie deren Dauer in einem Chart darstellen. Zu diesem Zweck ist dies die bisher anschaulichste Methode.

Betrachten Sie die folgende Situation: Sie sind für ein neues Projekt verantwortlich. Unerwartet hat der Vizepräsident Ihres Unternehmens Sie um eine detaillierte einseitige Projektzeitleiste gebeten, die Sie so schnell wie möglich durchsehen sollen.

Sehen wir uns einmal an, was Sie derzeit haben:

• alle Fristen auf separaten Haftnotizen
• die Projektaufgaben auf mehrere Confluence-Seiten verteilt
• die wichtigsten Ereignisse im Teamkalender markiert

Ihnen wurde eine Stunde Zeit gegeben, um all diese Informationen auf einer Confluence-Seite zusammenzufassen.

In dieser Situation hilft Ihnen Table Filter and Charts for Confluence, diese anspruchsvolle Aufgabe zu bewältigen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem Chart from Table macro, einem der drei beliebtesten Makros dieser App, Ihre Daten ganz einfach mit einem Gantt-Chart visualisieren können.

Erstellen Sie den einfachsten Gantt-Chart ein paar Klicks

Sie können einen einfachen Gantt-Chart erstellen, indem Sie eine dreispaltige Tabelle mit den Informationen über die Aufgaben und die Start- und Endtage verwenden.

Fügen Sie den Chart aus dem Tabellenmakro hinzu, wählen Sie den Chart-Typ und legen Sie die Einstellungen fest.

Beschriftungsspalte:

• Aufgabentyp

Wertespalte:

• Tag des Beginns
• Tag des Endes

Der Chart ist schlicht und klar gehalten. Das Diagramm zeigt Ihnen alle Hauptphasen des Projekts. Das System zählt die Anzahl der Tage innerhalb jeder Phase. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Balken fahren, können Sie die Dauer der ausgewählten Projektphase sehen.

Aufgabenbeschreibungen und Abschlussbalken hinzufügen

Der vorherige Chart sieht gut aus, aber er kann die Informationen noch effektiver darstellen. Der Chart zeigt die erforderlichen Projektumfänge an, aber die Zeitrahmen sind nicht spezifiziert und zu lang.

Um den Chart aussagekräftiger zu gestalten, können Sie jede Projektphase in Ihre aktuellen Aufgaben unterteilen. Sie fügen der Tabelle eine Spalte zur Aufgabenbeschreibung hinzu und geben die Dauer der Aufgabenrealisierung an.

Fügen Sie der Tabelle die Spalte Abschluss hinzu, um die Fortschrittsbalken im Chart anzuzeigen:

Beschriftungsspalte:

• Aufgabentyp
• Aufgabenbeschreibung

Spalte "Werte":

• Tag des Beginns
• Tag des Endes
• Fertigstellung

Anhand der Balken können Sie weitere Informationen über den Fortschritt der einzelnen Aufgaben erhalten.

Meilensteine darstellen

Der Chart sieht jetzt viel besser aus. Dennoch gibt es immer Raum für Verbesserungen. Die App hilft Ihnen auch, Meilensteine zu Gantt-Charts hinzuzufügen.

Meilensteine sind wichtige Ereignisse in einem Projekt. Wenn ein Meilenstein unvollständig ist, kann das Team nicht weiterarbeiten. Um die Meilensteine in Ihrem Chart anzuzeigen, können Sie die zusätzliche kleine Tabelle in einen Makrokörper einfügen. Tun Sie dies im Bearbeitungsmodus.

Wählen Sie anschliessend die Einstellungen.

Spalte Beschriftungen:

• Aufgabentyp
• Aufgabenbeschreibung

• Meilenstein

Spalte Werte:

• Tag des Beginns
• Tag des Endes
• Fertigstellung
• Datum

Die Meilensteine sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Wenn Sie den Mauszeiger über die Sternchen bewegen, sehen Sie die detaillierten Beschreibungen der Meilensteine.

Vergessen Sie die geplanten Aktivitäten nicht

Sie können auch die wichtigsten Aktivitäten des Projekts im Chart markieren, um sie zu priorisieren und effektiver zusammenzuarbeiten.

Dazu müssen Sie lediglich die Ereignistabelle in einen Makrokörper einfügen und in den Chart-Einstellungen zusätzliche Beschriftungen und Wertespalten festlegen. Die App ermöglicht es Ihnen, das Ereignis "Heute" hinzuzufügen.

Fügen Sie die richtigen Spalten in die Einstellungen ein.

Beschriftungsspalte:

• Aufgabentyp
• Aufgabenbeschreibung
• Meilenstein
• Ereignisse

Werte Spalte:

• Tag des Beginns
• Tag des Endes
• Fertigstellung
• Datum

Das heisst, wenn Sie eine Seite mit einem Chart öffnen, sehen Sie die Linie, die anzeigt, wo Sie sich gerade befinden. Auf diese Weise erhalten Sie alle Projektphasen aus der Vogelperspektive, so dass Sie den Zeitrahmen und den Fortschritt des Projekts sehen können.

Schliesslich können Sie auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, was Sie priorisieren und erledigen müssen, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen.

Wenn Sie sich auf einen bestimmten Zeitraum konzentrieren möchten, ohne den Rest der Daten zu verlieren, können Sie den Gantt-Chart vergrössern. Halten Sie einfach die Strg-Taste gedrückt und drehen Sie das Rad Ihrer Maus, um den Chart zu vergrössern oder zu verkleinern. Danach können Sie den Chart verschieben, indem Sie die Strg-Taste (Windows) bzw. die Alt-Taste (MacOS) drücken und den Chart in die gewünschte Richtung ziehen.

Passen Sie Ihren Chart an und teilen Sie die Ergebnisse

Jetzt müssen Sie nur noch die Farben der Balken ändern und die Titel an die Richtlinien Ihres Markenbuchs anpassen.

Sie können für jede Art von Aufgabe oder jede Aufgabe im Besonderen geeignetere Farben auswählen.

Wenn die Standardfarben der App nicht zum Stil Ihres Unternehmens passen oder Ihnen einfach nicht zusagen, können Sie die Farben für jede Aufgabe in einer Tabelle angeben.

Wählen Sie Farben aus dieser Liste oder geben Sie Ihre HEX-Codes ein.

Nun, da Sie alle Informationen über das Projekt haben, ist es an der Zeit, Ihrem Vorgesetzten den von Ihnen erstellten Gantt Chart zu präsentieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Gantt-Chart mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen teilen können:

• exportieren Sie den Gantt-Chart oder die Confluence-Seite in Word oder PDF
• teilen Sie den Link zur Seite

Da Ihr Vorgesetzter Sie gebeten hat, den Projektplan in Confluence zu zeigen, ist die zweite Option am besten geeignet.

Bonustipp: Lassen Sie Ihre Confluence-Tabellen und Graphen professioneller aussehen

Wir haben einen Gantt-Chart von Grund auf mit Hilfe der Table Filter and Charts App erstellt, aber Sie können noch viel mehr tun. Testen Sie diese praktische Lösung kostenlos, um alle Funktionen zu entdecken:

• Datenvisualisierung
• Datenfilterung
• Berechnung und Aggregation von Daten

Mit den benutzerfreundlichen und vollständig anpassbaren Makros dieser App können Sie Ihre Tabellen in Confluence im Handumdrehen verwalten. Probieren Sie aus, wie benutzerfreundlich die Funktionen Tabellenfilter und Charts sind und heben Sie Ihre Tabellen in Confluence auf die nächste Stufe.

‍