Beaucoup connaissent l'idée «... pourquoi cela ne fonctionne-t-il pas tout seul ? ... ». C'est également le cas de temps à autre pour nos clients qui utilisent Jira pour organiser leurs tâches, leurs développements ou leurs tests. La réponse est très courante : « parce que personne ne s'en est encore occupé... ».

L'automatisation des tâches pour réduire le travail manuel et minimiser les erreurs de saisie est au cœur de Jira, car les post-fonctions permettaient de manipuler le contenu d'un processus. Des applications telles que Scriptrunner, Workflow Essentials ou JSU Automation Suite s'en sont appuyées et ont considérablement élargi les possibilités. Avec Automation for Jira, Atlassian a également fourni sa propre application.

La version serveur et centre de données de Jira Service Management est équipée de son propre moteur d'automatisation depuis plusieurs années. Mais dans Jira Cloud, tous les types de projets, quelles que soient leurs variantes (Standard, Premium ou Enterprise), bénéficient d'un moyen complet, très complet et puissant d'automatiser les tâches qui va bien au-delà des capacités des serveurs et des implémentations DC actuels. Parfois, les applications précédentes ne sont plus nécessaires dans le contexte du cloud.

Nous avons répertorié des exemples spécifiques et des approches de mise en œuvre que nous avons mis en œuvre avec nos clients du cloud ces derniers mois. Pour ce faire, nous nous intéressons principalement à des approches qui ne sont pas courantes, voire inconnues de certains :

Migration des données entre les champs

La situation suivante : lors de la combinaison de deux instances cloud, le champ « Date d'échéance » a également été migré. Malheureusement, l'instance cible possède désormais le champ « Date d'échéance » à deux reprises, une fois en tant que champ système Jira et une fois en tant que champ personnalisé. Les deux champs étant appelés de la même manière, les utilisateurs ont utilisé les deux champs et se sont demandé pourquoi ils restaient vides.

Pour faire court : les données mal documentées dans le champ personnalisé doivent être migrées vers le champ système. Dans le passé, cela n'était possible que par le biais d'applications supplémentaires ou d'une réimportation d'exportations au format CSV. Avec Jira Automation, vous pouvez créer une règle adaptée et automatiser la migration en 5 minutes. Que 7, 50 ou 1 000 processus soient concernés, l'automatisation résoudra le problème sans autre intervention manuelle.

Synchroniser les tâches entre les différents projets

À maintes reprises, nous recevons la demande de synchronisation des processus de 2 projets différents. Par exemple, les champs de commentaires, de statut ou de date entre le projet des développeurs et le projet doivent être conformes aux exigences techniques.

Bien qu'il n'y ait aucun moyen de contourner des applications tierces supplémentaires pour les variantes sur site de Jira (nous y reviendrons plus loin), cette exigence peut être implémentée de manière totalement native dans Jira Cloud à l'aide des fonctionnalités du moteur d'automatisation intégré.

Calculs mathématiques et de dates sans script

Qu'il s'agisse de simples calculs arithmétiques, d'un calcul de pourcentage ou de la différence entre deux champs de date, les options fournies par les règles d'automatisation et les « valeurs intelligentes » permettent également d'afficher les valeurs relatives dans un processus Jira sans effort manuel.

Un exemple : dans Jira Service Management, il existe depuis un certain temps une règle d'automatisation prête à l'emploi qui ferme automatiquement les processus dès qu'un SLA désigné a expiré. Très utile ! Cependant, cette règle signifie également que la majorité de tous les processus vont probablement enfreindre au moins un SLA et, par conséquent, les évaluations à ce sujet sont très négatives.

Grâce à l'automatisation de Jira Cloud, cette fonctionnalité peut non seulement être présentée sans contrat de niveau de service, mais également étendue et adaptée de manière significative sans avoir à écrire une ligne de code Groovy ou Javascript.

Interrogez des applications externes via l'interface REST

Il existe également diverses extensions tierces telles que Elements Connect pour transférer des données provenant de sources de données externes dans les champs de Jira. Dans les variantes cloud de Jira, de simples webhooks peuvent être configurés, qui peuvent être utilisés pour transférer des informations depuis d'autres applications vers Jira via une interface REST. Même l'authentification via OAuth2 auprès de l'application externe n'est pas un obstacle.

Pour réduire la duplication des coûts de documentation d'un client, nous avons associé son application CRM à un projet dans Jira. Jira ouvre de nouveaux dossiers et envoie des commentaires depuis Jira au CRM. Bien que différents groupes d'employés travaillent dans deux outils, le contenu reste synchronisé et la communication peut être documentée dans les outils et n'est pas externalisée aux e-mails.

« Cela semble trop beau pour être vrai... »

« Cela semble trop beau pour être vrai... » - oui et non. Si les automatisations de Jira Cloud présentent de nombreux avantages en termes de portée et de flexibilité, elles présentent également un inconvénient par rapport à leur mise en œuvre dans le secteur des serveurs ou des centres de distribution.

En effet, le nombre de versions de ces règles est parfois limité. Les règles interprojets, appelées « automatisations globales », sont limitées en fonction de la variante cloud :

• 500 exécutions par mois par application d'option « Standard »
• 1000 versions par utilisateur et par mois par application d'option « Premium »

Cependant, cette limite peut être facilement atteinte grâce à des définitions créatives des automatisations sans avoir à faire de trop gros compromis. Cela est principalement dû au fait qu'il existe beaucoup plus d'options de déclenchement pour les automatisations dans le cloud. Des tâches cron aux mises à jour de statut en passant par les déclencheurs manuels, il existe toute une gamme de méthodes pour démarrer des automatisations.

En outre, ces règles d'automatisation ne sont plus uniquement disponibles pour les administrateurs Jira, mais les administrateurs de projet peuvent également saisir et gérer eux-mêmes les règles. Grâce à l'interface simple, le processus de création s'explique presque de lui-même.

Espoir pour tous ceux qui disposent d'installations de serveurs ou de centres de données

Grâce à ses fonctionnalités supplémentaires, Atlassian constitue une incitation très claire à passer au cloud. Mais tout le monde n'est pas disposé ou capable de se conformer à cette incitation. Il en va de même pour certains de nos « Hébergement suisse »-Les clients s'appuient sur les applications mentionnées ci-dessus lorsqu'il s'agit d'automatisations plus complexes.

Mais Atlassian a de bonnes nouvelles pour tous les clients des centres de données. Non seulement Atlassian s'est récemment engagé expressément en faveur de ses produits pour centres de données, mais il a également publié la prochaine version majeure de Jira (Software, Service Management & Work Management) en juin 2022.

En quoi cela est-il utile en matière d'automatisations ? Parce que « Automation for Jira » fait partie intégrante de Jira à partir de la version 9.0. (voir le post d'Atlassian)

Une nouvelle version LTS basée sur 9.x est attendue au quatrième trimestre 2022.

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Secteur bancaire ou de santé, équipe des ressources humaines ou de développement, nous sommes également heureux de vous aider à cartographier et à optimiser les processus dans Jira. En combinant des exigences spécifiques à l'organisation et des approches fondées sur les bonnes pratiques, nous sommes convaincus que nous pouvons trouver une solution adaptée à votre entreprise.

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