Meetings können darüber entscheiden, ob ein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Gute Kommunikation ist insbesondere im heutigen digitalen und remote-first Umfeld ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Ineffektive Meetings sind einer der gefürchtetsten Zeitfresser, insbesondere für technische Mitarbeiter und strategische Manager. Fokussierte und strategische Arbeit wird erschwert. Unter einer schlechten Meetingkultur leiden aber nicht nur Interne, sondern auch Kunden und Partner. Werden Meetings nicht effizient und professionell durchgeführt, wird eine Zusammenarbeit oft schwierig.

Unternehmen profitieren also direkt und gesamtheitlich von einer gesunden und effektiven Meetingkultur.

Natürlich brauchen wir dazu neben Methodik auch die richtigen Tools, insbesondere in einer zunehmend digitalen und von Homeoffice geprägten Welt.

In diesem Blogbeitrag stellen wir eine Best Practice im Umgang mit Meetings vor und zeigen Möglichkeiten von Atlassian Confluence als Meeting Tool.

Darüber hinaus lernen wir Meetical Meetings for Confluence kennen, eine App für Outlook und Google Kalender Integration des schweizer Unternehmens Meetical, die Confluence in ein professionelles Meeting Management System verwandelt.

Alles zusammen hilft, remote Meetings und klassische Meetings effektiv und effizient durchzuführen. Dann bleibt auch Raum für den gemeinsamen (virtuellen) Kaffee-Plausch und lockeren Austausch.

Frust- und Erfolgsfaktor Meetings

Wer kennt es nicht...

• Mangelnde Vorbereitung bei Meetings und das Gefühl nur Zeit zu verschwenden?
• Fehlende Beteiligung?
• Intransparente und unzuverlässige Aufgabenverteilung?
• Keine Einsicht in teamübergreifende Besprechungen und Entscheidungen?

Meetings können einer der größten Effizienz- und Motivations-Killer in Unternehmen sein.

Hohe Fluktuation bei Mitarbeitern aber auch Unstimmigkeiten mit Partnern und Kunden sind die Folgen.

Auf der anderen Seite aber, sind die erfolgreichsten Unternehmen der Welt allesamt dafür bekannt, eine äußerst effektive Meeting Kultur zu pflegen. z.B. Amazon mit ihren berüchtigten Silent Meetings, oder Teslas Meeting Praktiken, aber auch die Förderung von sog. One-on-one Meetings, ein Austausch zwischen verschiedenen Rollen im Unternehmen, wie es bei von Bento praktiziert wird.

Wie werden Meetings erfolgreich?

Best Practices und die richtigen Tools helfen, Meetings effektiv zu halten und Mitarbeiter werden dadurch nicht frustriert - sondern bleiben engagiert!

Meeting Best Practices die zum Erfolg führen

Es ist unlängst bekannt und in der Literatur beschrieben, wichtige Faktoren für erfolgreiche Meetings sind:

• Vorbereitung; ein klares Ziel setzen und eine Agenda erstellen, spätestens zu Beginn des Meetings.
• Möglichkeiten bieten für alle Teilnehmer sich einzubringen, auch schon vor dem Meeting. (Tipp: Vermeiden Sie reine Zuschauer in Meetings)
• Transparente, verlässliche und schriftliche Ergebnisse und Aufgabenverteilung.
• Agenda und Resultate von Meetings über den Teilnehmerkreis hinaus teilen und zugänglich machen.

Zu empfehlen an dieser Stelle ist hierzu das Buch „The Surprising Science of Meetings“ von Steven G. Rogelberg, einem der renommiertesten Wissenschaftler zum Thema Meetings. Auch hier werden die genannten Punkte als wichtige Erfolgsfaktoren genannt.

^{Die Kombination von Methoden, Best Practices und Tools führt zu effektiven Meetings.}

Für die Umsetzung dieser Punkte bietet Confluence, das Wiki und Kollaborations-Tool von Atlassian, eine ideale Grundlage für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings.

Als Best Practice im Umgang mit den sog. Confluence Meeting Notes gehen wir wie folgt vor:

(1) Für jedes Meeting wird vorab eine Confluence Seite erstellt und diese wird im Termin bzw. in der Einladung direkt verlinkt.

Somit ist die Meeting Notes Seite für alle Teilnehmern einfach und schnell auffindbar.

(2) Es ergibt sich eine zentrale Agenda, an der gemeinsam gearbeitet werden kann und auch vorab schon diskutiert wird.

• Können alle Punkte schon vorab geklärt werden? Umso besser!
• Ist keine Agenda vorhanden zu Beginn? Dann ist die Erstellung derselben der erste Punkt. Eine Ad-hoc Agenda ist auch im Scrum bei Retrospektiven beliebt und äußerst effizient.

(3) Darüber hinaus können in Confluence Meeting Seiten auch sehr einfach über den Teilnehmerkreis hinaus geteilt und zugänglich gemacht werden. Das ausgeklügelte Rechtesystem der Software erlaubt aber gleichzeitig den jeweils gewünschten Grad an Vertraulichkeit und Privatsphäre einzuhalten - von nur für mich selbst einsehbar, bis unternehmensweit.

(4) In Confluence werden also Agenda, wichtige Resultate und Entscheidungen auf derselben Seite dokumentiert, sowie Action Items definiert und Verantwortliche dafür zugewiesen.

^{Eine typische Confluence Seite mit Besprechungsnotizen - Template mit Datum, Teilnehmern, Ziel, Agena und Action Items}

Die Software bietet zahlreiche Macros und unzählige weitere Apps zur Erweiterung.

Ein praktisches Macro and der Stelle sind die sog. “Tasks” (auch Action Items genannt). Sie eignen sich um schnell und einfach Aufgaben anzulegen, zuzuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Ein Task-Report Macro ermöglicht es dann z.B. alle überfälligen Aufgaben einer Meeting-Serie anzuzeigen.

Manueller Prozess sucht Automatisierung

Die beschriebenen Best Practices stellen sich in der Praxis oft als zusätzlicher, manueller Schritt heraus und werden leider oft vernachlässigt oder vergessen – gerade in intensiven Projektphasen.

Im Confluence den richtigen Space finden, die richtige Vorlage und Hauptseite wählen, Informationen und Teilnehmer vom Kalender kopieren... Mühsame Arbeit, oft einfach zu zeitaufwändig.

Dies führt mitunter wieder dazu, dass Meetings nicht ausreichend vorbereitet werden. Seiten gehen verloren. Es fehlen schriftliche Resultate und eine intransparente Aufgabenverteilung führt zu Frust und im schlimmsten Falle zum Scheitern eines Projekts.

Eine App für Confluence, die hilft, die Umsetzung der Best Practice und die Verwendung von Meeting Notes zu fördern ist die Meeting Management App von Meetical.

Meeting Notes schneller, einfacher und praktisch automatisch verwalten

Die Meeting Management App „Meetical Meetings“ hilft die Meeting Best Practices konsequent umzusetzen, zu automatisieren und vereinfacht den Umgang mit Confluence Meeting Notes enorm.

Meetical automatisiert wiederkehrende Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings.

Die Erweiterung basiert auf Atlassian Confluence und arbeitet deshalb auch sehr gut mit Jira zusammen.

Disclaimer an der Stelle: Meetical ist ursprünglich als side-project gestartet, von Lukas Gotter, Autor dieses Artikels und bis vor kurzem noch Atlassian Consultant bei Swarmit. Die App ist der Gewinner des CodeGeist 2020 Wettbewerbs von Atlassian, und wird nun zudem vom brandneuen Atlassian Ventures Fond mitfinanziert.

Die Best Practice effektiv umsetzen

Mit Meetical for Confluence lässt sich die beschriebene Meeting Best Practice sehr effektiv umsetzen.

Wir können im Handumdrehen eine Meeting Agenda, Vorbereitungs-Tasks und Notizen für jedes Meeting erstellen - direkt aus unserem Kalender heraus!

Es ist also kein extra Schritt mehr die Meeting Einladung zu versenden und eine Seite anzulegen. Dies wird nämlich gerne auf später verschoben und vergessen. Deshalb fehlen dann die entsprechende Seite und Agenda oder sind nicht einfach auffindbar.

Aber auch kurz vor dem Meeting fehlt oft die Zeit noch in 2-3 Minuten eine vernünftige Seite für die Kollaboration zu erstellen. Mit der App kann diese ad-hoc Aktion in wenigen Sekunden erfolgen.

Wir bei Swarmit, verwenden die App übrigends auch z.B. für unser internes Team Meeting zu dem alle Atlassian Consultants wöchentlich für einen Erfahrungsaustausch und wichtige Updates zusammenkommen.

^{Swarmit Weekly Meeting Template - Jeder Atlassian Consultant erhält seinen Slot um frei zu erzählen was gerade passiert und geplant ist. - Teilnehmer und Meeting Infos werden mit Meetical aus dem Kalender übernommen und verknüpft.}

Natürlich lassen sie mit der Technik auch Meetings dokumentieren in denen wir nur Teilnehmer sind, z.B. für Absprachen mit Kunden und Lieferanten. Wichtige Informationen können so direkt mit unseren Kollegen geteilt werden.

Auch Externe schätzen es dann ggf. einen standardisierten pdf-Export der wichtigsten Punkte als follow-up zu erhalten.

Direkte Integration der Tools in Kalender und Meeting Einladungen

Durch die enge Integration von Meetical in den Kalender, ist dieser wichtige Schritt für Vorbereitung und Dokumentation, wie eine Art Erinnerung direkt im Terminkalender integriert.

Für Google Calendar steht eine Confluence Chrome Extension zur Verfügung. Diese ist auf dem Chrome Web Store verfügbar.

Für Microsoft Outlook Kalender steht ein spezielles Confluence Outlook Add-in zur Verfügung. Diese kann über den Microsoft AppSource App Store installiert werden.

^{Meetical bietet eine Chrome Extension für Google Calendar und ein Outlook Add-in für Microsoft Nutzer an.}

Darüber hinaus kommt Meetical auch mit einem in Confluence integrierten Kalender daher. Der Kalender zeigt Termine aus Google Calendar, oder Outlook Calendar direkt in Confluence an.

Auch vom integrierten Kalender aus kann der Benutzer Meeting Seiten erstellen, und vorhandene Seiten schnell wiederfinden.

Während Meetings keine wertvolle Zeit verlieren

Ein Meeting pünktlich zu starten und die volle Aufmerksamkeit des Meeting Leiters zu bekommen, ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor.

Oftmals verstreichen in Meetings die ersten Minuten noch mit Admin Tasks. Ein großer Fehler, der Teilnehmer demotivieren kann, wie auch in dem zuvor genannten Buch von Dr. Steve Rogelberg in einer wissenschaftlichen Studie zu Tage kommt.

Mit Meetical verschwenden Teilnehmer und Manager keine Zeit mehr beim Kopieren von Inhalten, oder dem manuellen Erstellen von Meeting Seiten. Informationen wie Datum, Ort, Teilnehmer und Teilnahmestatus werden automatisch vom Kalender übernommen und bleiben aktuell. – Alle Beteiligten profitieren also durch verlässliche, konsistente und wiederauffindbare Meeting Protokolle.

Meeting und Kalendereintrag werden automatisch miteinander verlinkt, wodurch allen Beteiligten direkten Zugriff haben und eine aktive Partizipation aller Beteiligten gefördert wird.

Die App bringt auch weitere zusätzliche Meeting Templates mit sich für Team Meetings, Taktische Meetings, Strategische Meetings, 1-on-1 Meeting und einige mehr. Templates für Scrum Events, wie z.B. Reviews sollen folgen.

Darüber hinaus können wir auch eigene Meeting Templates erstellen und mit Hilfe der Meeting Makros Inhalten aus dem Kalender in Confluence anzeigen.

Nach dem Meeting effizient Resultate kommunizieren

Confluence ermöglicht es sehr einfach, Tasks bzw. Action Items zu erstellen und auch mit Fälligkeitsdatum und einem Verantwortlichem zu versehen.

^{Task report in Confluence mit Übersicht aller Aufgaben eines Bereichs oder einer Sektion, z.B. von einer Meeting Serie. Kann auch direkt auf der Meeting Seite eingebunden werden für mehr Sichtbarkeit.}

Beim nächsten Zusammentreffen des Teams können diese Aufgaben mit Hilfe eines Task Reports nachverfolgt werden. Wurden alle Aufgaben aus vorherigen Meetings erledigt? Eine der besten Fragen zu Beginn jedes Meetings.

Reicht eine einfache To-Do Liste nicht mehr aus, so können Teams schnell und einfach auch Tools wie Jira und Trello in Confluence integrieren und dadurch komplexere Aufgaben weiterhin einfach und übersichtlich managen.

Den Workflow für Meeting Serien komplett automatisieren

Meetical geht aber noch einen Schritt weiter. Für Meeting Serien, erstellt die App Meetical automatisch eine Hauptseite pro Serie, unter der alle Termine einheitlich und strukturiert abgelegt werden.

Darüber hinaus aber, kann der Vorgang, eine neue Meeting Seite zu erstellen und im Kalender zu verlinken, vollständig automatisiert werden! So können wir z.B. immer 1 Woche im Voraus eine neue Seite erzeugen und im Kalender verlinken. Hierzu bietet Meetical die Möglichkeit für jede Serie zu definieren, ob und wie viele Tage im Voraus neue Meeting Seiten für einen Serientermin angelegt werde soll.

Damit steht immer rechtzeitig eine Meeting Seite für jeden Termin in der Serie zur Verfügung.

Alle Teilnehmer des Meetings und deren Teilnahmestatus werden automatisch erfasst somit bleibt jeder auch up-to-date.

Die Teilnehmer werden natürlich bei Änderungen and der Seite, z.B. neuen Agenda-Vorschlägen, Kommentaren etc. von Confluence benachrichtigt.  

Neuestes Feature (seit 3. November!) ist die Möglichkeit die Teilnehmerliste zu bearbeiten und z.B. den Teilnahmestatus anzupassen oder einen Teilnehmer auszublenden. Sehr nützlich für professionelle PDF exports, die dann an externe Teilnehmer gesendet werden können.

Fazit

Meetings können ein Zeitfresser sein, vor allem für technische Umsetzer und strategische Manager, aber Sie sind zweifelsohne ein wichtiger Teil unseres modernen Arbeitslebens, sowohl im neuen Remote-First Kontext als auch im klassischen Büroalltag.

Um Frust und Ineffizient zu vermeiden sollten Meetings kollaborativ vorbereitet werden, sowie transparente Resultate, team-übergreifend Verfügbare Informationen und verlässliche Aufgabenverteilung mit sich bringen.

Die Best Practices zur Vorbereitung von Meetings und die Beherrschung der Tools sind wichtige Skills die alle Kollegen mit tragen sollten. Die Dokumentation der Resultate und das einfache zugänglich-machen von Ergebnissen im Unternehmen leistet einen wichtigen Beitrag für eine gesunde und erfolgreiche Meeting Kultur.

Confluence hilft, eine Wissensbasis für Meetings zu schaffen, sowie dieses Wissen einfach und über den Teilnehmerkreis hinaus zugänglich zu machen.

Mit der Meeting Notes App von Meetical profitieren Teams durch nahtlose Kalender Integration, starke Prozess-Vereinfachung und Automatisierung. Dies sind wichtige Beiträge für die erfolgreiche Vorbereitung und Dokumentation von Meetings.

Alles zusammen führt zu effektiven und effizienten Meetings, besserer Kommunikation, mehr Wissensaustausch, mehr Zeit für fokussiertes Arbeiten und letztlich mehr Erfolg in Projekten.

In diesem Sinne: Ich wünsche euch allen spannende, produktive und effektive Meetings!

Confluence und die Meetical App können Sie kostenlos testen.

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Swarmit unterstützt sie dabei ihr Confluence auf die Bedürfnisse der Anwender einzurichten und zielgerichtet auszubauen.

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